O cenário perfeito e ideal para toda instituição de ensino é conseguir manter um caixa financeiro positivo, sem contas atrasadas e com verba suficiente para novos investimentos e possíveis contratempos, mas a realidade, infelizmente, é bem diferente disso. Atualmente, muitas escolas não conseguem encontrar, ainda, o equilíbrio financeiro. Isso acontece por diferentes motivos, mas entre eles e sendo o principal indicador é a inadimplência escolar que assola tantos colégios e leva muitos deles ao seu fechamento.
Com a inadimplência crescente as escolas entram no que nós chamamos de ciclo de endividamento, ou seja, um ciclo onde o dinheiro que entra em caixa não é o suficiente nem mesmo para pagar os gastos fixos, como: salário de funcionários, manutenção da escola, eventos datados, materiais necessários para atividades e muito mais. Se os valores que estão sendo recebidos não são suficientes para quitar as contas fixas significa que o colégio também não consegue inovar e implementar novas atividades voltadas para o melhor desenvolvimento dos alunos e sociedade escolar como um todo fazendo com que os principais envolvidos, alunos e responsáveis se sintam até mesmo frustrados.
Como sair do ciclo de endividamento?
Quando a causa principal do endividamento escolar é a inadimplência de mensalidades significa que para sair desse ciclo e recuperar a saúde financeira da instituição é necessário realizar uma cobrança assertiva entre escola e responsáveis financeiros. Como fazer isso?
Podemos afirmar que essa é a parte mais delicada, afinal, uma cobrança que não é realizada de forma correta pode acarretar ainda mais prejuízo para o colégio, sendo ele não só financeiro, como de imagem e relacionamento também. O que precisamos entender é que cobrar é uma ação necessária e indispensável, ela só precisa ser feita da melhor maneira possível. Os gestores devem priorizar que essa cobrança seja realizada de forma respeitosa e que não gere nenhum tipo de constrangimento para os inadimplentes, fortalecendo assim o bom relacionamento entre a instituição e a família.
Entendendo isso, separamos um passo a passo de como realizar essa cobrança de forma assertiva:
1. Possua uma equipe especializada para essa função
Como já foi mencionado, a cobrança precisa ser realizada da melhor forma possível e para que isso aconteça ter uma equipe destinada a essa atividade significa ter uma equipe especializada e disponível para isso. O gestor escolar já possui inúmeros afazeres dentro de uma instituição de ensino, ficar encarregado também de realizar a cobrança significa sobrecarregá-lo e consequentemente não realizar essa função da maneira correta.
Outro ponto importante é que quando essa atividade passa a ser realizada por outras pessoas se torna menos constrangedor para os responsáveis financeiros, visto que os gestores escolares já possuem contato tanto com os alunos quanto com os familiares. Assim, o diretor/coordenador não fica com a imagem veiculada a pessoa que faz a cobrança.
Quando se destina uma equipe especializada para realizar essa gestão significa que vão existir profissionais com técnicas e estratégias certas durante todo o processo, utilizando a abordagem correta e oferecendo soluções que sejam viáveis para cada tipo de devedor. Na kedu é realizada a cobrança especializada dos anos anteriores, então além de contar com a antecipação de recebíveis, vai ser realizada também essa gestão dos anos anteriores recuperando até 30% dessas dívidas.
2. Diversifique as formas de pagamento
Um dos principais pontos de reclamação de clientes inadimplentes são relacionados a falta de facilidade para realizar pagamentos, ou seja, quando a escola oferece uma maior cartela de opções significa que ela está oferecendo uma maior facilidade para que os pais coloquem as mensalidades em dia. Cada devedor possui uma realidade diferente, para alguns o débito automático é a melhor função, para outros o pix é mais fácil e outros se adaptam melhor com o pagamento via cartão de crédito, quando a escola se adequa a essas realidades os pagamentos passam a ser prioridade.
3. Ofereça um atendimento humanizado
Como já foi dito a cobrança ainda é considerado um processo delicado, por isso, oferecer um contato humanizado faz toda a diferença, preservando um bom relacionamento com os responsáveis financeiros e mantendo sempre um contato positivo e esclarecedor. Ser ágil, eficiente e flexível é uma prioridade. Por isso, a importância de oferecer opções de pagamento que respeitem a realidade das famílias, tendo como base os acordos feitos anteriormente. A continuidade e o relacionamento com alunos e responsáveis deve vir sempre em primeiro lugar.
4. Facilite a jornada dos responsáveis financeiros
O responsável financeiro que está inadimplente não precisa de mais burocracia para conseguir quitar as suas dívidas, então quanto mais prático for o seu processo, mais positivo será para ele. Para que as escolas consigam fazer com que os familiares priorizem o pagamento dessas dívidas escolares é de extrema importância oferecer recursos para isso. O colégio pode disponibilizar diferentes canais de comunicação para a negociação da dívida, tanto digitais quanto presenciais, diferentes formas de pagamento e alternativas que incentivem o pagamento, por exemplo, descontos de acordo com o perfil de cada devedor.
5. Régua de cobrança especializada
Quanto mais especializada for a abordagem no momento da cobrança, maior a probabilidade de negociação. Portanto, estabelecer uma régua de cobrança para seguir se mostra muito necessário, assim, os responsáveis pelo contato de cobrança conseguem seguir estratégias que conversam diretamente com cada fase do atraso da dívida, seja um atraso de poucos dias ou de muitos dias, para cada situação, uma estratégia e técnica diferente, é assim que se torna mais assertivo cada negociação.
Garanta o equilíbrio das contas com a kedu
A kedu busca reunir todos esses passos citados dentro das suas soluções, sendo uma delas a de gestão de recebíveis escolares, onde seu principal objetivo é antecipar as mensalidades para as escolas a fim de fazer com que eles possuam segurança no seu caixa, assim como, assumir todo o relacionamento financeiro com os responsáveis financeiros, fazendo isso através de uma equipe experiente e especializada permitindo que a instituição foque em outras atividades, sendo a principal delas a educação. Com a kedu a escola garante equilíbrio financeiro, um caixa positivo, menos burocracia relacionadas a cobrança e um relacionamento de excelência com os familiares.
Além disso, a kedu não se resume a realizar a cobrança entre escola e responsáveis financeiros, mas sim em assumir o relacionamento financeiro da instituição de ensino aliada a gestão de recebíveis, fazendo com que a escola receba o valor das mensalidades, independente do responsável financeiro realizar ou não o pagamento. Qual a principal diferença da gestão de cobrança e gestão e garantia de recebíveis? Enquanto uma empresa que trabalha com gestão de dívida, tem o esforço voltado para resolver as pendências financeiras e consequentemente limpar os nomes de milhões de brasileiros através de acordos, descontos e condições melhores de pagamentos, uma empresa de garantia de recebíveis, promove a gestão de relacionamento de recebíveis com os pais e faz com que a escola tenha previsibilidade financeira.
Qual o impacto disso tudo? Com a kedu a sua escola não terá mais dores de cabeça com a inadimplência, isso mesmo, a kedu fará toda a administração financeira e negociação com os responsáveis, assumindo os índices de inadimplência e revertendo a situação sempre buscando desenvolver um relacionamento amistoso e duradouro com cada familiar. O melhor de tudo é que a kedu oferece todas as jornadas de facilidade citadas no artigo, diferentes canais de comunicação, variadas formas de pagamento, régua de cobrança especializada, agentes capacitados e humanizados para realizar o contato e mais que isso, a experiência de um Grupo Econômico que atua no mercado de gestão de recebíveis educacionais há mais de 25 anos.
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