Inadimplência escolar: um desafio real para as escolas e que exige atenção estratégica

A inadimplência tende a pressionar cada vez mais as finanças das escolas. Por isso, ignorá-la não é uma opção responsável.

A inadimplência escolar não é algo ocasional, eventualmente, ela é parte da realidade de muitas instituições privadas no Brasil. Segundo pesquisa da Sponte com cerca de 4 mil escolas, entre 2019 e 2023 o índice de inadimplência saltou de 17,57% para 22,63%.

Em 2024, houve uma leve queda, com taxa média de 20,36%, mas ainda bastante elevada. No Nordeste, por exemplo, o índice chegou a 23,76% em 2024, contra 26,03% em 2023. No Ceará, chegou-se a registrar 27,12% de inadimplência escolar privada em 2023.

Dessa forma, esses números mostram que, para muitas escolas, até 1 em cada 4 matrículas pode estar inadimplente. Certamente, isso representa um risco sério para a sustentabilidade financeira da instituição.

Além disso, dados do SIEEESP (São Paulo) mostraram que, alguns anos atrás, a inadimplência chegou a 21,34% no estado, e que em algumas escolas da capital paulista esse índice beirava 32%. E mais: entre as escolas que monitoram bem, apenas 9,6% afirmam ter um índice “seguro” (até 3%).

Ou seja, a inadimplência é uma realidade e tende a pressionar cada vez mais as finanças das escolas. Por isso, ignorá-la não é uma opção responsável.

O que acontece quando um aluno deixa de pagar (e o que a escola pode e não pode fazer?

Para muitas famílias, fica a dúvida: “E se eu atrasar ou deixar de pagar a mensalidade?” Para a escola, é essencial saber quais ações são legais, quais são abusivas e como agir com segurança a partir de agora.

Relação contratual e natureza jurídica

O contrato de prestação de serviços educacionais (matrícula e mensalidade) é regido tanto pelas normas da Lei nº 9.870/1999 (Lei das Mensalidades) quanto pelo Código de Defesa do Consumidor (Lei nº 8.078/1990), quando aplicável.

Logo, o atraso no pagamento configura descumprimento contratual. Por isso, a escola pode cobrar os valores devidos por meios legais (cobrança administrativa, protesto, ações judiciais etc.), observando-se os limites do contrato e da legislação.

Limitações legais: o que não pode e o que é proibido

Acima de tudo, é muito importante que a escola conheça seus limites legais, algumas práticas são expressamente proibidas ou consideradas abusivas:

Prática	Legal ou proibida?	Base legal / explicação
Suspender acesso às aulas ou impedir a entrada do aluno inadimplente	Proibido	O aluno inadimplente não pode ser impedido de frequentar aulas ou atividades escolares porque isso fere seu direito à educação.
Suspensão de provas / avaliações por inadimplência	Proibido	Segundo o artigo 6º da Lei 9.870/99, é vedada a aplicação de penalidade pedagógica por conta de inadimplência.
Retenção ou recusa de documentos escolares (histórico, matrícula, certificado)	Proibido	Mesmo com atraso, a escola não pode reter documentos que permitam ao estudante transferir-se ou continuar seus estudos.
Retenção de diploma/certidões quando o aluno está no ano final	Proibido	Se for o ano de conclusão, o aluno tem direito ao diploma ainda que haja dívida.
Desligamento do aluno no meio do ano por inadimplência	Em regra, proibido	A Lei 9.870/99 permite desligamento apenas ao final do ano letivo (ou final de semestre no ensino superior semestral).
Negociar condições diferentes entre famílias (discriminação) como forma de pressão	Ilegal/abusivo	Alegar “favoritismo” ou aplicar critérios diferenciados para cobrar é arriscado sob o ponto de vista do CDC.

Ou seja: o inadimplente mantém o direito ao acesso integral às aulas, avaliações e documentos. Isso não impede a escola de cobrar seus créditos, mas impõe limites aos meios usados.

Quando pode haver perda de vínculo ou recusa de renovação

Embora a escola não possa punir o aluno no meio do ano, há situações legalmente previstas para rescisão ou não renovação:

Ao final do ano letivo (ou semestre, nos regimes semestrais), a escola pode não renovar a matrícula de aluno inadimplente, visto que não houve o cumprimento do contrato.
Em cursos semestrais (ensino superior, por exemplo), o desligamento pode ocorrer ao final do semestre.
Após 90 dias de inadimplência, algumas interpretações jurídicas entendem que pode haver ação de cobrança e eventual vontade de rescisão, mas isso depende de cláusulas contratuais e de como a legislação específica for interpretada.
Da mesma forma, a escola não é obrigada a oferecer renegociação ou parcelamento, isso deve estar previsto em contrato, se for adotado.

Cobrança e medidas legais cabíveis

Quando a inadimplência se arrasta, a instituição pode adotar procedimentos de cobrança, desde que respeite normas:

Cobrança administrativa interna (notificações, lembretes, contato amigável);
Envio de aviso formal (carta de cobrança), com clareza de valores e prazos;
Protesto extrajudicial do título (se for título executivo);
Ação de execução ou cobrança judicial (quando necessária);
Inclusão em serviços de proteção ao crédito (SPC, Serasa), se contrato permitir;
Avaliar caução, garantias ou seguros contratuais (se prevista no contrato).

Por isso, é fundamental fazer isso seguindo o contrato firmado com os responsáveis (cláusula clara sobre inadimplência, juros, multa, encargos legais), e respeitando os limites legais (ex: juros máximos permitidos, vedação de práticas abusivas).

Por que muitas escolas “não sabem” seus direitos e como se resguardar?

Mesmo com tantos recursos jurídicos disponíveis, diversas escolas acabam fazendo práticas arriscadas por falta de conhecimento ou receio. Isso traz riscos legais (ações de famílias, condenações, danos de imagem) e financeiros.

Riscos de práticas abusivas

Se o aluno ou responsável for constrangido poderá alegar danos morais;
Sanções previstas no Código de Defesa do Consumidor, caso sua atuação seja considerada abusiva;
Usar ações de cobrança sem respaldo contratual claro;
Perda de credibilidade no mercado educacional, afetando captação e retenção.

Contrato bem escrito: primeira linha de defesa

Um contrato de prestação de serviços educacionais bem redigido é crucial. Ele deve:

Estipular claramente o valor da mensalidade, data de vencimento, reajuste;
Definir causas da inadimplência e consequências (juros, multa, encargos permitidos);
Explicitar que o inadimplente mantém direitos acadêmicos até o fim do período letivo;
Prever regras de renegociação e modalidades de cobrança, se desejado;
Ter cláusula de eleição de foro e demais disposições para cobrança judicial.

Transparência e comunicação com os responsáveis

Muitas inadimplências advêm de desentendimentos ou fragilidades no relacionamento. Assim, confira algumas boas práticas:

Enviar lembretes antes do vencimento (e bem antes);
Utilizar canais digitais (WhatsApp, e-mail) com clareza no valor e data;
Ter política clara de renegociação, se possível padronizada;
Esclarecer no momento da matrícula as consequências do não pagamento;
Monitorar de perto os primeiros atrasos (1–2 meses) para intervenção rápida.

Ferramentas e soluções financeiras de apoio

Contar com instituições como a kedu, tem se mostrado uma ótima possibilidade, por permitir a receita garantida todo mês, mesmo que o responsável não pague.

Outra abordagem é contratar seguro de crédito ou garantias específicas para matriculados, por exemplo, de modo a reduzir o risco financeiro. (Dependendo da legislação local e regulamentos do setor, isso pode exigir atenção jurídica.)

Registrar adequadamente as operações contábeis, manter controles internos rigorosos, inclusive um dashboard de inadimplência, ajuda a antecipar riscos e tomar decisões estratégicas.

Dúvidas mais comuns de pais/responsáveis (e respostas que a escola deve saber dar)

Aqui estão perguntas recorrentes que famílias costumam fazer e como a escola pode responder com segurança:

Pergunta	Resposta segura da escola
“Posso ser impedido de colocar meu filho na escola por atraso?”	Não. A legislação proíbe que a escola impeça o aluno de frequentar aulas ou atividades por inadimplência.
“Vocês podem reter meu histórico escolar ou documento de transferência?”	Não. Mesmo com atraso, esses documentos devem ser liberados para que o estudante possa continuar seus estudos.
“Se estiver inadimplente, posso fazer prova?”	Sim, as escolas não podem suspender o direito às avaliações por causa da inadimplência.
“E o diploma no ano final?”	O diploma deve ser entregue, o aluno tem direito a ele mesmo que haja débito.
“Posso negociar um parcelamento ou desconto?”	A escola pode permitir isso se estiver previsto no contrato ou política interna, mas não é obrigada por lei a oferecer.
“Se eu atrasar muitos meses, vão cancelar minha matrícula?”	Somente ao final do ano letivo (ou semestre, em cursos semestrais) pode haver não renovação ou desligamento, não no meio do período.
“Quais consequências legais posso ter?”	A escola pode cobrar judicialmente o valor devido, incluir nome em serviços de proteção ao crédito (se contrato permitir), protestar título etc.

Realidades práticas: o que a inadimplência causa e por que agir

As consequências da inadimplência vão além da perda de receita imediata. Logo, a escola sofre impactos operacionais e estratégicos:

Redução de caixa para despesas fixas (salários, contas de água, luz, manutenção);
Dificuldade de investir em melhorias pedagógicas e infraestrutura;
Prejuízo no planejamento financeiro (orçamento ano letivo);
Aumento de risco de déficits ou cortes inesperados;
Ambiente institucional tenso e desgaste na equipe administrativa;
Potencial círculo vicioso: permitir muitos atrasos enfraquece a cultura de pagamento, pode-se gerar atrasos acumulados maiores.

Por isso, muitas instituições veem a inadimplência como risco existencial.

Recomendações estratégicas para as escolas se protegerem

1 Mensure o índice de inadimplência

Defina claramente quando um aluno será considerado inadimplente;
Calcule a taxa: (valor de mensalidades em atraso ÷ valor total das mensalidades previstas) × 100;
Acompanhe esse índice mensalmente.

2 Estabeleça limite “seguro” para inadimplência

Muitas escolas consideram como aceitável algo entre 5% e 10%, dependendo do porte;
Se ultrapassar isso, acionar procedimentos emergenciais.

3 Criar fluxo estruturado de notificação e cobrança

Alertas pré-vencimento, lembretes de 7 e 3 dias antes;
Notificações formais após vencimento, com prazo para regularização;
Acionamento de cobrança interna ou terceirizada.

4 Cláusula de renegociação/parcelamento

Incluir no contrato possibilidade de parcelamento em atraso, com regras claras;
Isso incentiva que famílias façam acordo ao invés de abandonarem.

5 Seguro de crédito ou garantias

Estudar seguro para inadimplência ou garantias contratuais (por exemplo, fiança, avalista);
Parceria com a kedu para zerar a preocupação com a inadimplência.

6 Renegociação ativa e humanizada

Em casos justificados (problemas financeiros, desemprego), abrir diálogo;
Evitar que a dívida se acumule meses, pois isso facilita a recuperação.

7 Backup jurídico e cláusula de cobrança

Ter assessoria jurídica para validar contratos e procedimentos;
Incluir cláusulas de eleição de foro, juros e multa permitidos, medidas de cobrança.

8 Educação e comunicação preventiva com famílias

Durante matrícula, explicar bem as regras;
Criar conteúdos educativos (por exemplo: “como organizar as finanças escolares da sua família”);
Transparência sobre custos e impacto da inadimplência.

Conclusão: como transformar risco em estratégia de proteção financeira

A inadimplência escolar é um desafio real e crescente para escolas privadas. Mas não é algo sem solução, com contratos bem elaborados, comunicação clara, monitoramento constante e respaldo jurídico, a instituição pode minimizar o risco, resguardar seus direitos e manter a estabilidade financeira.

Se sua escola ainda não tem uma estrutura organizada para lidar com a inadimplência, ou se quer revisar contratos, políticas de cobrança e soluções financeiras, a kedu pode ajudar. Temos expertise para auxiliar no desenho de fluxos, ferramentas de cobrança e integração com soluções de receita garantida.