Sabemos que o atendimento escolar pode acontecer em grande escala, principalmente em períodos específicos durante o ano letivo em que a procura por informações, como na época de matrículas, intensificam de maneira significativa. Quando isso acontece, como a sua instituição de ensino lida com o atendimento? Conseguem dar vazão a todos os contatos ou se formam filas de espera no WhatsApp institucional? Se sim, como é possível desafogar esse grande número de atendimentos de maneira que todos recebam as informações que desejam sem precisar passar por um longo tempo de espera?
É isso que iremos entender neste artigo. Deixar os pais de alunos esperando por uma resposta não é o cenário ideal para quem deseja criar boas conexões e fortalecer a comunidade escolar. Por isso, as escolas devem se preocupar em fornecer tecnologias que supram essas necessidades. Além disso, é de extrema importância que o gestor escolar defina um único número para atendimento, visto que o que encontramos hoje em dia são escolas que possuem diversos canais espalhados pela instituição, um número fica com o coordenador, outro com o diretor e outro com a secretária, mas quem realiza o atendimento de fato? Quem o responsável financeiro deve procurar?
Entendendo que centralizar o atendimento de uma escola em um único número de telefone pode trazer diversos benefícios e facilitar a comunicação entre a instituição e os pais, alunos e membros da comunidade escolar foi que separamos algumas das principais razões pelas quais a centralização do atendimento é importante:
Acessibilidade: Um único número de telefone torna mais fácil para os interessados entrarem em contato com a escola. Os pais e alunos não precisam procurar por diferentes números ou contatos, o que economiza tempo e esforço. Além disso, ter um número centralizado facilita a divulgação e garante que todos saibam como entrar em contato com a escola quando necessário.
Eficiência: Centralizar o atendimento em um único número pode melhorar a eficiência da equipe responsável pelo atendimento. Em vez de distribuir as ligações entre vários números, a equipe pode se concentrar em atender e resolver as demandas dos pais, alunos e membros da comunidade de forma mais ágil. Isso evita que as chamadas sejam perdidas ou mal direcionadas, garantindo um atendimento mais eficaz.
Padronização: Um número de telefone centralizado permite que a escola adote procedimentos e políticas padronizadas para o atendimento. A equipe de atendimento pode receber treinamentos específicos para lidar com diferentes tipos de solicitações e situações, proporcionando uma experiência consistente para os usuários. Isso contribui para a imagem profissional da escola e melhora a satisfação dos envolvidos.
Gerenciamento de demandas: Ao centralizar o atendimento, a escola pode monitorar e gerenciar de forma mais eficiente as demandas recebidas. É possível registrar as chamadas, acompanhar as solicitações e fornecer um feedback adequado aos usuários. Isso ajuda a identificar padrões e problemas recorrentes, permitindo que a escola tome medidas corretivas ou implemente melhorias no serviço.
Controle de informações: Com um único número de atendimento, a escola pode estabelecer protocolos para a coleta e registro de informações. Isso garante que todas as informações relevantes sejam devidamente documentadas e acessíveis para consulta posterior. Além disso, a centralização do atendimento facilita a transmissão de informações importantes para todos os envolvidos de forma clara e consistente.
Se a escola possui mais de um atendente para realizar os atendimentos e mesmo assim deseja centralizar todas as informações por meio de um único número significa que o kedu one pode ser uma ótima solução. A kedu como uma plataforma de crescimento escolar, observando todo o cenário educacional e as tendências de mercado desenvolveu uma plataforma que integra os mais diferentes tipos de canais de comunicação em um único lugar, o kedu one.
Dessa maneira, a escola pode utilizar um único número, mas realizar diferentes atendimentos simultâneos por meio da plataforma, além de centralizar todas as informações e dados necessários em um só lugar, conseguindo ter uma visão mais detalhada de todos os processos.
Além disso, a plataforma realiza a integração com outros canais de contato também, então, os pais podem se contactar por onde acharem melhor, seja pelo Whatsapp ou não e a escola tem acesso a isso em uma única tela, sem precisar dividir sua atenção em inúmeras telas para conseguir atender a todos os canais que a instituição possui.
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Chega de deixar os atendimentos em espera ou de perder informações necessárias para um contato mais assertivo, com o kedu one a sua escola desenvolve uma central de atendimento eficaz e segura, aprimorando o relacionamento com a comunidade escolar e garantindo uma experiência positiva.
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